ein Artikel von Dietmar Knabe - Managementberater für Qualitäts- und Projektmanagement
Diese Frage stellen sich immer mehr Geschäftsführer vor allem kleinerer und mittelständischer Unternehmen.
Immer mehr Kunden fordern von ihren Lieferanten und Dienstleistern ein zertifiziertes QM-System als Voraussetzung für eine Fortführung der Geschäftsbeziehung. Die Zahl der Zertifizierungen steigt, weltweit und deutschlandweit – ein Beweis für die Richtigkeit der Qualitätszertifizierung?
Neben Negativberichten über einen hohen zeitlichen und finanziellen Aufwand bei einer Systemeinführung werden die Entscheider durch die aktuelle Diskussion über die kommende Revision ISO 9001:2015 zusätzlich verunsichert. Die nachfolgenden Ausführungen sollen eine Entscheidungshilfe geben.
Motivation und Nutzen
Zunächst ist die Entscheidung zur Einführung eines QM-Systems stets freiwillig, auch wenn sie auf meist mehr oder minder starken Druck des Kunden beruht. Dieser möchte sich nicht mehr auf das Qualitätsversprechen seines Lieferanten oder Dienstleisters verlassen, sondern fordert einen „objektiven Nachweis“, dass sein Lieferant/Dienstleister die Mindestanforderungen an ein gut organisiertes Unternehmen erfüllt. Hier hat sich die ISO 9001 als Maßstab etabliert; der Nachweis erfolgt im Rahmen der Zertifizierung durch einen neutralen Dritten, einer Zertifizierungsgesellschaft. Wenn bereits zahlreiche Wettbewerber zertifiziert sind, steigt der Druck für die „Nachzügler“, da ein QM-System immer mehr zur Voraussetzung für Auftragsvergaben und Lieferantenauswahl ist.
Im Wesentlichen gibt es drei Vorteile für zertifizierte Unternehmen:
- Effiziente, aufeinander abgestimmte Prozesse ermöglichen eine wirtschaftlichere Leistungserstellung mit geringeren Reklamationen und Fehlerkosten.
- Haftungsrisiken können durch eine auf das Notwendige maßgeschneiderte Dokumentation reduziert werden.
- Alle Mitarbeiter arbeiten nach aufeinander abgestimmten, einheitlichen Vorgaben, die alle kennen. Dadurch ist die Gefahr von Missverständnissen und daraus resultierenden Fehlern, Reklamationen und Haftungsrisiken deutlich reduziert.
Neben weiteren Vorteilen ist vor allem noch der Marketing- und Wettbewerbsvorteil durch das QM-Zertifikat zu nennen.
Was regelt die Qualitätsnorm ISO 9001?
90 % des Qualitätsmanagements sind „gesunder Menschenverstand“ – so könnte man die Forderungen der Norm zusammenfassen. Gefordert werden vielfach Regelungen, die in vielen Unternehmen bereits praktiziert werden, nur ohne „QM-Dokumentation“ und Zertifizierung, wie z.B.:
- Dokumentenmanagement: das Erstellen, Ändern und Archivieren von Dokumenten
- Regelung der Verantwortlichkeit: u.a. durch Organigramme und Stellenbeschreibungen
- Infrastruktur des Unternehmens: Hierzu gehören neben den Mitarbeitern, die für ihre Aufgaben ausreichend qualifiziert sein sollen auch die Regelungen zur Instandhaltung der technischen Infrastruktur, um geringe Ausfallquoten der Maschinen zu gewährleisten
- Leistungserstellung und Prozessbeschreibungen: Welche „Kernprozesse“ gibt es? Wie wirken z.B. Vertrieb, Produktion und Logistik optimal zusammen? Was muss bei der Umsetzung der Prozesse beachtet werden, z.B. mit Hilfe von Checklisten?
- Kontinuierliche Verbesserung zur Aufrechterhaltung des Leistungsniveaus und zu dessen Ausbau, z.B. durch ein Fehlermanagement, interne Wirksamkeitsprüfungen, Messung der Leistungs- und Qualitätsziele.
Die fünf genannten Punkte stellen zugleich die Kapitel der aktuellen ISO 9001 dar.
Möglichkeiten einer QM-EinführungNach einer (unumgänglichen) Schulung des zukünftigen QM-Beauftragten können Unternehmen „ihr“ QM-System selbst einführen, indem sie sich über die notwendigen Prozesse und deren Abläufe, erforderliche Dokumente und die zu verteilenden Aufgaben für die Erstellung der QM-Dokumentation klar werden. Häufig scheitert aber die Selbsteinführung aus folgenden Gründen:
- Das Tagesgeschäft genießt Priorität, Termine werden hinausgeschoben, dem QM-Beauftragten fehlt die Unterstützung durch die Geschäftsleitung.
- Es fehlt die Erfahrung, WAS und WIE die Erfüllung der Normforderungen zu beschreiben ist. Ein „Zuviel“ engt das Unternehmen ein, vermindert die Akzeptanz bei den Mitarbeitern und erzeugt unnötige Bürokratie, ein „Zuwenig“ lässt die Zertifizierung beim ersten Anlauf scheitern.
- Es gilt der alte Satz: "Der Prophet im eigenen Lande gilt nichts", d.h., der QM-Beauftragte hat häufig Probleme, sich gegenüber Vorgesetzten und Kollegen durchzusetzen und die für das Projekt notwendigen Beteiligten an einen Tisch zu bekommen.
In der Praxis hat sich vielfach die Einbeziehung eines seriösen und erfahrenen QM-Beraters als die bessere Lösung erwiesen:
- Wenn der Berater über mehrjährige Erfahrung bei der Einführung von QM-Systemen verfügt, lassen sich erfolgreiche QM-Einführungen bei kleineren Unternehmen bereits innerhalb von 5-10 Tagen realisieren.
- Die Dokumentation ist „maßgeschneidert“. Projektbeispiel: Ein Schädlingsbekämpfer mit einem QM-Handbuch von nur 7 Seiten und nur einem Kernprozess ist seit über acht Jahren erfolgreich zertifiziert.
- Der Berater reduziert den internen zeitlichen Aufwand und erhält sein Honorar nur für tatsächlich erbrachte Leistungen.
ISO 9001:2008 oder ISO 9001:2015?
Eine Zertifizierung nach der ISO 9001:2015 wird voraussichtlich frühestens ab 2016 möglich sein. Im vorliegenden Entwurf dieser Normrevision gibt es neben neuen Forderungen gegenüber der Revision aus 2008 noch viele Unklarheiten bezüglich der Auslegung und Umsetzung. Deshalb:
- Falls Sie bereits zertifiziert sind: Ihr Zertifikat nach der ISO 9001:2008 behält seine Gültigkeit bis zum Herbst 2018. Stellen Sie Ihr QM-System erst um, wenn die Unklarheiten der neuen Revision beseitigt sind. Eine zu zeitige Umstellung birgt unnötige Risiken, die einzugehen sich nicht lohnt.
- Falls Sie planen, ein QM-System einzuführen: Bis voraussichtlich zum Sommer 2017 wird es noch möglich sein, sich nach der bewährten Revision 2008 zertifizieren zu lassen und die Umstellung im Folgejahr vorzunehmen. Die Forderungen und Auditierungsgrundlagen sind seit über sechs Jahren bekannt. Dadurch ist eine erfolgreiche Zertifizierung leichter zu bewerkstelligen.
Bei Fragen, insbesondere zu einer passenden Einführungs- bzw. Umstellungsstrategie, steht der Autor gern zu Ihrer Verfügung.
Wichtiger Hinweis: Die vorstehenden Ausführungen erfolgen nach bestem Wissen auf Stand der mir aktuell verfügbaren Informationen. Eine rechtsverbindliche Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit wird nicht übernommen.
Dietmar Knabe
Qualitätsmanagement-Berater
- Einführung QM-Systeme
- Interne und externe Audits, Management auf Zeit
- Projektmanagement, Seminare, Schulungen
Der Autor begleitet seit mehr als 15 Jahren als freiberuflicher QM-Berater mittelständische Unternehmen bei der Einführung von QM-Systemen. Branchenübergreifend und bundesweit. Darüber hinaus ist er Mitglied des TÜV NORD CERT Partnernetzwerkes und externer Auditor der DMSZ GmbH, einer akkreditierten Zertifizierungsgesellschaft mit Fokus auf mittelständische Unternehmen.
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